Polityka prywatności

Ostatnia aktualizacja: 24.10.2026

Niniejsza polityka prywatności opisuje, w jaki sposób SystemBiura (dalej: „Usługa") przetwarza dane osobowe użytkowników. Korzystając z Usługi, wyrażasz zgodę na zasady opisane poniżej.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest właściciel platformy SystemBiura. W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych można się kontaktować pod adresem e-mail podanym w panelu administracyjnym.

2. Jakie dane zbieramy

• Dane rejestracyjne: imię, nazwisko, adres e-mail
• Dane organizacji: nazwa, adres, NIP
• Dane korespondencji: treść pism, skany dokumentów, metadane (data, nadawca, odbiorca)
• Dane logowania: data i godzina logowania, adres IP
• Dane techniczne: typ przeglądarki, system operacyjny

3. Cel przetwarzania danych

• Świadczenie usług zarządzania korespondencją i dokumentami
• Obsługa konta użytkownika i organizacji
• Wysyłanie powiadomień e-mail związanych z Usługą
• Zapewnienie bezpieczeństwa i integralności systemu

4. Podstawa prawna

Przetwarzanie danych odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes administratora).

5. Udostępnianie danych

Dane nie są sprzedawane ani udostępniane podmiotom trzecim w celach marketingowych. Dane mogą być przekazywane podwykonawcom świadczącym usługi techniczne (hosting, e-mail) wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji Usługi.

6. Logowanie przez Google

Usługa umożliwia logowanie za pośrednictwem konta Google. W takim przypadku otrzymujemy od Google wyłącznie: adres e-mail, imię i nazwisko oraz unikalny identyfikator konta. Dane te są wykorzystywane tylko do uwierzytelnienia użytkownika.

7. Przechowywanie danych

Dane przechowywane są przez czas trwania umowy o świadczenie Usługi. Po rozwiązaniu umowy dane są usuwane lub anonimizowane w ciągu 30 dni, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego przechowywania.

8. Prawa użytkownika

Masz prawo do: dostępu do swoich danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych oraz wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

9. Pliki cookie

Usługa używa sesyjnych plików cookie niezbędnych do działania systemu uwierzytelniania. Nie stosujemy plików cookie śledzących ani reklamowych.

10. Kontakt

W sprawach dotyczących prywatności skontaktuj się z nami przez panel administracyjny lub pod adresem e-mail wskazanym w ustawieniach Twojej organizacji.